Onboarding - als Abhilfe für die Notwendigkeit, einen neuen Mitarbeiter aus der Ferne einzuführen

Onboarding ist der Begriff für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters an seinem neuen Arbeitsplatz. Ein effektives Onboarding erleichtert die Arbeit von Managern, Mitarbeitern und dem Neuankömmling selbst erheblich. Im heutigen Beitrag möchte ich Ihnen Möglichkeiten und Werkzeuge vorstellen, um diesen Prozess zu optimieren. Machen Sie sich an die Arbeit!

Es ist hilfreich, Remote-Tools vorzubereiten, damit Sie nicht jeder Person eine Reihe von Materialien aus der Schulung schicken müssen: Personalakten oder verschiedene Anleitungen zur Durchführung bestimmter Verfahren. Das Onboarding, das mit Hilfe eines Remote-Tools durchgeführt wird, hilft Ihnen, die Einarbeitung und den Zeitpunkt ihres Abschlusses besser zu überwachen, und sei es nur durch die Überprüfung der Ergebnisse eines Tests oder der Meinungen von Vorgesetzten und Kollegen. Diese Vorgehensweise ermöglicht es den Arbeitnehmern, sich bei ihrer Arbeit wohl zu fühlen, und beschleunigt auch (und das ist aus Sicht des Arbeitgebers von großer Bedeutung) den Einarbeitungsprozess selbst erheblich. Dies ist in dieser schwierigen Zeit der Pandemie besonders wichtig.

Eine Handvoll Statistiken

Nun einige harte Zahlen, die zeigen, warum ein gut durchgeführtes Onboarding in einem Unternehmen so wichtig ist, und zwar unabhängig von dessen Größe, Branche oder Tätigkeitsbereich

• Laut dem International Business Report von Grand Thornton haben 60 % der großen und mittleren Unternehmen in Polen Probleme, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
• Laut einer Studie der Wynhurst Group beträgt die Fluktuation innerhalb der ersten 45 Tage nach der Einstellung 22 %. 50 % der Mitarbeiter verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten 4 Monate nach der Einstellung.
• Bis zu 91 % der Mitarbeiter bleiben länger bei einem Unternehmen, wenn sie zu Beginn ihrer Tätigkeit an einem Onboarding teilnehmen.

Vorteile von Onboarding

• Erhöhtes Engagement und Motivation der neuen Mitarbeiter.
• Deutlichere Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen und besserer Beziehungsaufbau innerhalb des Teams/des Unternehmens.
• Schnelleres Erreichen der vollen Produktivität durch den Mitarbeiter.
• Bessere Atmosphäre am Arbeitsplatz.
• Bessere Meinung über das Unternehmen, auch in den so wichtigen sozialen Medien, z.B. Facebook, Online-Foren, Portale wie gowork.pl.
• Weniger Mitarbeiter verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten 6 Monate nach der Einstellung.

Onboarding in 7 Schritten

• Arbeitsstelle

Der neue Mitarbeiter sollte bereits einen organisierten Arbeitsplatz haben. Wenn es sich zum Beispiel um jemanden handelt, der vor einem Computer arbeitet, sollten Sie sich um Folgendes kümmern: Schreibtisch, Stuhl, Computer sowie den notwendigen Zugang zu den Mailboxen oder Kommunikationsprogrammen des Unternehmens. Sorgen Sie auch dafür, dass der Mitarbeiter einen eigenen Spind und Firmenutensilien wie eine Tasse oder einen Stift hat. Eine nette und sehr professionelle Geste ist es, einen Scheck auf dem Schreibtisch des neuen Mitarbeiters zu hinterlassen und ihm eine fruchtbare Zusammenarbeit zu wünschen

• Rufen Sie den Mitarbeiter vor seinem ersten Arbeitstag an

Von dem Moment an, in dem ein Kandidat über den positiven Ausgang des Einstellungsverfahrens informiert wird, bis zum tatsächlichen Antritt seiner neuen Stelle vergehen bis zu mehrere Monate. Wenn ein neues Mitglied unseres Teams eine lange Kündigungsfrist in seinem vorherigen Job hat (es kommt oft vor, dass es keine Möglichkeit gibt, diese zu verkürzen). In diesem Fall lohnt sich ein Anruf, um ihnen zu versichern, dass der neue Arbeitsplatz bereit ist und dass das Team sich darauf freut, ihr neues Mitglied willkommen zu heißen. Informieren Sie sie auch über die Formalitäten, wohin die Person gehen muss, um diese Formalitäten zu erledigen, und wie der erste Tag ablaufen wird. Eine solche Geste rückt das Unternehmen in ein gutes Licht und reduziert den Stress vor dem "ersten Tag" mit dem neuen Mitarbeiter erheblich

• Ernennen Sie einen "Buddy"

Im Englischen ist ein "Buddy" eine Person, die jeder unserer Mitarbeiter werden kann. Weisen Sie ihn/sie darauf hin, dass er/sie einfach dabei helfen soll, den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu gewöhnen. Buddy wird die Person sein, die ihn/sie anderen vorstellt, ihn/sie zu einem gemeinsamen Kaffee einlädt und ihm/ihr zeigt, wo die Kantine ist :). In einer Remote-Arbeitsumgebung hilft der Buddy dem Mitarbeiter, sich mit den IT-Tools zurechtzufinden und sie besser zu nutzen, und er führt ihn in Remote-Teambesprechungen ein und hilft ihm, das erste Eis zu brechen

• Onboarding im Unternehmen - das menschliche Gesicht

Erstens: Schicken Sie eine E-Mail mit einer gemeinsamen Nachricht an das gesamte Unternehmen. Zweitens: Gehen Sie gemeinsam durch das Unternehmen, damit jeder dem neuen Mitarbeiter persönlich die Hand schütteln kann. Nutzen Sie diesen Moment, um darüber zu sprechen, was die Person oder die Abteilung macht, bei was die vorgestellten Personen helfen können

• Aufgaben zuweisen

Oft ist es so, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter nicht viel weiß und nicht wirklich viel zu tun hat. Es ist wichtig, dass Sie in diesen ersten Tagen Aufgaben für ihn oder sie planen. Einfache Aufgaben oder die passive Teilnahme an Betriebsversammlungen sind der ideale Zeitpunkt, um mehr über die Person zu erfahren und ihre Stärken und Schwächen kennen zu lernen.

• Ermutigen Sie zu offener Kommunikation

Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Unternehmen das Credo "Keine dummen Fragen" gilt und dass sowohl Sie als auch das gesamte Team bereit sind, in jeder Hinsicht zu helfen.

• Bewertung

Dies ist ein äußerst wichtiger Teil des gesamten Einführungsprozesses für neue Mitarbeiter. Er fasst die gesamte Aktivität zusammen. Wie können Sie eine Evaluierung am effektivsten durchführen? Nutzen Sie dafür Onboarding-Plattformen, mit denen Sie verschiedene Arten von Tests oder Umfragen durchführen können

Das Wichtigste: Hinterlassen Sie beim neuen Mitarbeiter einen guten ersten Eindruck und geben Sie ihm die Instrumente für eine effektive Einarbeitung an die Hand, und er wird es Ihnen mit Sicherheit mit vollem Engagement und fantastischen Arbeitsergebnissen zurückzahlen!