Delegation - die Aufgabe selbst ausführen oder an einen Untergebenen delegieren?

Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie eine Menge Aufgaben angehäuft haben und Ihr Tag nicht verlängert wird? Hier müssen Sie Papiere durchsehen, dort Tabellen ausfüllen, und der Chef kommt und fügt eine weitere Aufgabe hinzu. Die Menge der Arbeit ist so groß, dass es unmöglich ist, alles rechtzeitig zu erledigen. Warum also nicht einige Aufgaben an Ihre Untergebenen delegieren?

Warum delegieren wir nicht?

Viele Manager delegieren aus verschiedenen Gründen nicht. Manche denken, dass sie zu viel Zeit damit verlieren, einem Untergebenen zu erklären, was er zu tun hat. Andere befürchten, dass die Arbeit schlecht gemacht wird und sie Korrekturen vornehmen müssen. Wieder andere befürchten, dass sie die Kontrolle über die Aufgabe verlieren.... und im Allgemeinen werden sie es schließlich "besser machen".

Aber ist das die richtige Denkweise? Nein, natürlich nicht. Hier sind einige Tipps, die Ihnen zeigen, dass das Delegieren nicht vermieden werden sollte:

• Zeit : Schätzen Sie ab, ob Sie für die Erledigung der Aufgabe mehr Zeit benötigen, als wenn Sie dem Untergebenen erklären, wie er die Aufgabe zu erledigen hat - überlassen Sie sich selbst nur die Kontrolle. Denken Sie daran, dass ein Mitarbeiter, der bereits weiß, wie er etwas zu tun hat, es nicht noch einmal erklären muss, wenn Sie ihn das nächste Mal darum bitten.
• Präzision - haben Sie keine Angst vor Fehlern bei der Ausführung von Aufgaben. Leider lassen sie sich nicht vermeiden, aber Sie können versuchen, sie zu minimieren. Überlegen Sie, in welchen Bereichen sie auftreten könnten, und besprechen Sie sie mit Ihrem Mitarbeiter. Versuchen Sie, Fehler, die unerwartet auftreten, so schnell wie möglich zu erkennen und unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter bei der Lösung des Problems.
• Vorlieben - Betrachten Sie Ihre Aufgaben und überlegen Sie, ob sie zu Ihrer derzeitigen Rolle und Ihren Prioritäten passen. Vielleicht sollten Sie einige davon an Ihren Untergebenen delegieren und sich selbst neue Tätigkeiten suchen, die nicht nur Ihren Kompetenzen entsprechen, sondern diese sogar ausbauen.
• Kontrolle - Versuchen Sie abzuschätzen, was schlimmstenfalls passieren könnte, während jemand anderes Ihre Aufgabe ausführt. Listen Sie einige Kontrollpunkte auf, um diese pessimistische Sichtweise zu verhindern. Kontrollieren Sie Ihren Untergebenen an jedem Punkt, und wenn Sie sehen, dass die Dinge in die richtige Richtung gehen, machen Sie den Mitarbeiter schrittweise unabhängiger.

Vorteile des Delegierens von Aufgaben

Der wichtigste und offensichtlichste Vorteil des Delegierens von Aufgaben an Mitarbeiter ist, dass die Aufgabe erledigt wird und wir Zeit für andere Aufgaben haben. Aber das sind nicht alle Vorteile der Delegation.

• Motivation der Mitarbeiter - durch mehr Entscheidungsfreiheit und die Möglichkeit, anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgaben auszuführen, fühlen sich die Mitarbeiter motivierter zu handeln. Wir ermöglichen es ihnen dann, ihre Bedürfnisse nach Selbstverwirklichung, Leistung und Unabhängigkeit zu erfüllen.
• Führungskräfteentwicklung - wenn die Aufgaben, die Sie bereits beherrschen und die Ihnen keine Schwierigkeiten bereiten, an andere übertragen werden, können Sie sich auf neue Aufgaben konzentrieren und Ihre Kompetenzen weiterentwickeln. Warum probieren Sie nicht die Methode aus, über die Sie kürzlich so viel Gutes gelesen haben und von der Sie glauben, dass sie es wert ist, sie in Ihrem Team umzusetzen?
• Verbesserung der KompetenzenIhrer Mitarbeiter - wenn Sie Aufgaben an Untergebene delegieren, nutzen Sie deren Kompetenzen und entwickeln sie gleichzeitig weiter. In dringenden Situationen, in denen Sie aus irgendeinem Grund abwesend sind, werden Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, sachlich richtige Entscheidungen zu treffen.

Effektive horizontale Delegation

Viele Menschen denken, dass nur ein Vorgesetzter Aufgaben an einen Untergebenen delegieren kann. Dies wird als vertikale Delegation bezeichnet. Heutzutage gibt es aber auch die horizontale Delegation, d. h. das Delegieren von Teilen von Aufgaben an Kollegen. Aber wie kann ich jemandem meine Aufgaben übertragen, wenn ich nicht sein Vorgesetzter bin?

Heutzutage, da ein Team zunehmend unabhängig arbeitet, ist es wichtig, dass die Mitglieder Aufgaben teilen. Manche Menschen haben jedoch Bedenken, Aufgaben an Kollegen zu delegieren, weil sie das Gefühl haben, dass sie keine "Autorität" über sie haben und nicht sicher sind, dass sie die Aufgabe auch erledigen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele und Tipps, die einige dieser Bedenken zerstreuen können:

• Die Aufgabe wird nicht erledigt - denken Sie daran, dass Sie beim Delegieren einer Aufgabe die ausdrückliche Zustimmung und Erklärung Ihres Kollegen einholen sollten, sie zu erledigen. Die Verantwortung liegt immer noch bei Ihnen, also überwachen Sie den Fortschritt.
• Man wird denken, dass ich mich selbst überschätzt habe - es lohnt sich, gemeinsam herauszufinden, ob alle im Unternehmen mit einer horizontalen Delegation einverstanden sind. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, formulieren Sie sie als Aufforderung und erklären Sie Ihrem Kollegen, warum Sie ihn konkret darum bitten.
• Die Aufgabe wird erledigt werden, aber schlecht - achten Sie bei der Auswahl der Person, an die Sie delegieren, auf deren Kompetenz. Vergewissern Sie sich auch, dass sie/er den Zweck versteht und weiß, wie sie/er die Aufgabe richtig ausführt.
• Ich hätte die Aufgabe trotzdemerledigen sollen - vereinbaren Sie mit Ihrem Vorgesetzten, welche Aufgaben Sie selbst erledigen sollten und welche Sie getrost an andere im Team delegieren können.
• Ich werde eine andere Person mit Aufgaben überlasten - fragen Sie, ob die Person Zeit hat, Ihre Aufgabe zu erledigen. Ist dies nicht der Fall, suchen Sie sich eine andere Person mit ähnlichen Fähigkeiten oder erledigen Sie die Aufgabe selbst.
• DieAufgabe wird nicht rechtzeitig erledigt werden - denken Sie daran, eine Frist zu setzen, sobald Sie grünes Licht erhalten haben. Vergessen Sie nicht, die Fortschritte zu überwachen - die Verantwortung liegt immer noch bei Ihnen.

Die horizontale Delegation ist ein sehr wichtiger Prozess in einem Unternehmen. Die Vorgesetzten sollten ihn unterstützen und den Mitarbeitern bei der Anwendung des Verfahrens helfen, indem sie ein kooperatives Umfeld und eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens schaffen. Ein Unternehmen, in dem sich die Mitarbeiter aufeinander verlassen können, funktioniert effizienter.

Delegation ist keine einfache Aufgabe, sie hängt von vielen Faktoren ab, aber mit der Zeit kann man lernen, den Prozess effektiv zu nutzen. Es gibt eine Reihe von Techniken zur Unterstützung, die es wert sind, kennengelernt zu werden.