Schlüsselprinzipien für die Gestaltung und Umsetzung eines effektiven Mitarbeiterbeurteilungssystems Teil 1/3

Im heutigen Blogbeitrag werden wir uns mit dem Thema der effektiven Mitarbeiterbeurteilung befassen. Dies ist ein Thema, das eine eingehende Betrachtung erfordert, um es gut zu erforschen. Daher werden wir den Artikel in zwei Teile aufteilen, damit er übersichtlich und angenehm zu lesen ist. Los geht's!

Eine Bewertung hier, eine Bewertung dort...

Die Bewertung, verstanden als eine Art und Weise, persönliche Qualitäten, Einstellungen, Verhaltensweisen und Handlungen eines Individuums zu bewerten, ist ein jedem Menschen immanentes Merkmal, das in jeder Phase seines Funktionierens aktiv wird, sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben.

In Bezug auf das Funktionieren im Arbeitsumfeld findet die Bewertung der Effizienz der von anderen Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben statt, ob wir es wollen oder nicht, weil jeder Mitarbeiter (jeder von uns) bestimmte Gedanken und Meinungen über seine Kollegen (Mitarbeiter), Vorgesetzten, Erfolge und Misserfolge hat. Diese Gedanken und Meinungen sind Gegenstand von Diskussionen am Arbeitsplatz und bilden die Grundlage für Gespräche, sowohl in formellen als auch in informellen Kreisen, aber ihre Objektivität hängt von vielen Faktoren ab, zu denen auch persönliche Vorlieben und "persönliche Neigungen" gehören, die eine zuverlässige und glaubwürdige Beurteilung beeinträchtigen. Die Subjektivität von Beurteilungen, die durch ein persönliches Prisma vorgenommen werden, kann dazu führen, dass sie die Form von privaten Urteilen unfairer und oft verletzender Art annehmen, und ihr Auftreten kann das Potenzial des Teams eines Mitarbeiters, Aufgaben effektiv zu erfüllen, erheblich schwächen. Um eine solche Situation zu vermeiden, ergreifen immer mehr Unternehmen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Einführung systemischer Lösungen für die Bewertung ihrer Mitarbeiter und entscheiden sich (je nach Entwicklungsstand und Größe der Organisation) für die Einführung formalisierter Bewertungsmechanismen(SOP - System of Staff Appraisal) oder für die Verwendung einfacher Rückmeldungen als Mittel zur Bewertung und Rückmeldung von Arbeitsfaktoren, die es ermöglichen, Wissen über die Erwartungen, Meinungen, Stärken und verbesserungsbedürftigen Bereiche der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Entwicklung ihrer Kompetenzen zu sammeln, die die effektive Ausführung von Aufgaben bedingen.

Menschenfreundliche Beurteilungen

Unabhängig vom Grad der Formalisierung sollte man bei der Einführung eines jeden Beurteilungssystems die Zweckmäßigkeit seiner Anwendung und den messbaren Nutzen, den es der Organisation bringen soll, im Auge behalten, zumal die gesamte Personalpolitik des Unternehmens auf der durchgeführten Beurteilung beruhen sollte. Wie Scheiner, Shaw und Beatty in ihrer Veröffentlichung jedoch betonen, "sind die Methoden der Mitarbeiterbeurteilung mit ihren Formularen und Verfahren in den meisten Unternehmen ein typischer Akt der Bürokratie und nichts weiter, sie sind eine Belastung für den Manager und eine Quelle der Demotivation für die Mitarbeiter, alle Bemühungen um eine Verbesserung dieser Methoden betreffen die Änderung der Form und des Inhalts der Formulare und haben somit nur einen Rationalisierungseffekt auf die Symptome, während die wahren Ursachen der Probleme unverändert bleiben". Obwohl die oben genannte These Anfang der 90er Jahre aufgestellt wurde, sollte ihre Botschaft für alle, die für die Umsetzung systemischer Lösungen im Bereich der Mitarbeiterbeurteilung verantwortlich sind, nach wie vor relevant sein, denn ein wirksames System ist ein transparentes, lesbares und leicht zu handhabendes System sowohl für die Beurteiler als auch für die Beurteilten, das die Möglichkeit bietet, die strategischen Ziele des Unternehmens mit den individuellen Zielen der Mitarbeiter zu verknüpfen. Die Wirksamkeit des Systems sollte auch durch die Korrelation der Beurteilungsergebnisse mit den Hauptelementen des Personalprozesses (HR-Strategie) nachgewiesen werden, unter anderem im Zusammenhang mit der Ermittlung des sozialen Potenzials der Organisation im Hinblick auf die Planung des Personalbedarfs, die Einstellung und Auswahl, die Vergütung und die Mitarbeiterentwicklung. Ein effizient funktionierendes System zur Mitarbeiterbeurteilung:

• gibt auch Feedback zur Leistung,
• lehrt und diszipliniert den Mitarbeiter (und den Beurteilenden),
• ermöglicht es, die Fähigkeiten einer Person mit den Anforderungen und Bedingungen der Stelle zu vergleichen,
• baut Kommunikationskanäle und Verfahren für die Kommunikation mit Untergebenen und Vorgesetzten auf,
• bringt die verborgenen Fähigkeiten einer Person ans Licht (und ermöglicht es, ihr Entwicklungspotenzial zu erkennen),
• ist die Grundlage für die Planung von Karrierewegen, identifiziert die Besten und diejenigen, die entlassen werden sollen.

Jemand von uns oder ein Fremder?

Die Entwicklung des Konzepts und die anschließende Umsetzung eines wirksamen Mitarbeiterbeurteilungssystems ist ein komplexes Unterfangen, unabhängig davon, ob diese Tätigkeit ausgelagert oder intern von bestimmten Mitarbeitern durchgeführt wird. Es lohnt sich daher, bei der Gestaltung des Systems die folgenden Grundsätze zu berücksichtigen, die die Philosophie eines wirksamen Beurteilungssystems darstellen.

Grundsatz 1 - Bei der Konzeption des Systems die Optionen prüfen und ein geeignetes Beurteilungsmodell auswählen

Zu Beginn der Konzeption eines Beurteilungssystems ist es wichtig, eine grundlegende strategische Entscheidung darüber zu treffen, ob ein summatives oder ein durchschnittliches Beurteilungsmodell, eine konjunktive oder eine alternative Option verwendet werden soll. Das summative Modell bedeutet, dass die Bewertung die Summe der Bewertungen aller eingehenden Informationen über den Mitarbeiter ist, während sie beim Mittelwertmodell der Durchschnitt der Summe der Teilinformationen ist. Im Gegensatz dazu ist die Bewertung eines Mitarbeiters bei der konjunktiven Option positiv, wenn alle bewertbaren Merkmale mindestens gleich dem akzeptierten Schwellenwert sind. Bei der alternativen Option hingegen ist die Bewertung positiv, wenn mindestens eines der wichtigen Merkmale den Schwellenwert erreicht. Dies liegt daran, dass die Wahl der Option ein Wegweiser ist, der dem System die Richtung weist.

Grundsatz 2 - Legen Sie die Ziele der Bewertung genau fest und achten Sie darauf, dass sie auf Kriterien beruhen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen

Die Festlegung des Ziels der Evaluierung ist eine äußerst wichtige strategische Entscheidung. Das Ziel kann rein evaluativ sein, d. h. es geht nur um die Bewertung des Niveaus und der Qualität der Arbeit in einer bestimmten Position, der Erfüllung der Aufgaben, und das Ergebnis der Bewertung ist die Überprüfung der Eignung für eine bestimmte Position (Bewertung im Zusammenhang mit der Vergütung). Der Zweck der Beurteilung kann entwicklungsorientiert sein, indem die Fähigkeiten und das Potenzial des Arbeitnehmers für eine bestimmte Position überprüft werden und die Entwicklung seiner Kompetenzen gefördert wird, z. B. durch ein Schulungssystem oder die Festlegung eines Karrierewegs. Der Zweck der Beurteilung kann auch eine Informationsfunktion erfüllen, da sie Informationen darüber liefert, wie der Beurteilte von Vorgesetzten und Kollegen wahrgenommen wird, sowie Informationen darüber, wie die Organisation von dem Beurteilten und den Perspektiven am Arbeitsplatz wahrgenommen wird. Der Zweck einer Beurteilung kann sowohl eine Motivationsfunktion haben (indem untersucht wird, wie sich die Beurteilung auf die Arbeit des Beurteilten auswirkt) als auch eine Entscheidungsfunktion, die eine Grundlage für personelle Veränderungen bietet.

Die genaue Festlegung von Beurteilungszielen auf strategischer Ebene ist eine wichtige Voraussetzung für die wirksame Planung und Durchführung des Prozesses, da sie (auf taktischer Ebene) die Festlegung des Formalisierungsgrads der Beurteilung, die Auswahl einer geeigneten Beurteilungsmethode, die Schaffung von Beurteilungsverfahren und -instrumenten ermöglicht, so dass (auf operativer Ebene) eine wirksame Überwachung der Merkmale, des Verhaltens und der Ergebnisse der zu beurteilenden Arbeit möglich wird. In einem gut funktionierenden Mitarbeiterbeurteilungssystem müssen die Ziele auf Kriterien beruhen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen. Die Mitarbeiterbeurteilung muss nach vorher festgelegten Kriterien erfolgen, die die Besonderheiten der Stelle widerspiegeln. Wenn die Beurteilungskriterien jedoch nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen, erfüllt das Beurteilungssystem nicht seine primäre Funktion, d. h. es führt nicht zur Entwicklung des menschlichen Potenzials in die gewünschte Richtung und somit auch nicht zur Entwicklung des Unternehmens.

Im nächsten Abschnitt werden wir die übrigen Grundsätze einer richtigen Mitarbeiterbeurteilung beschreiben. Den Eintrag finden Sie hier.