Delegación: ¿realizar la tarea uno mismo o delegarla en un subordinado?

¿Cuántas veces te ha pasado que has acumulado un montón de responsabilidades y tu jornada no se alarga? Tienes que mirar papeles por aquí, rellenar tablas por allá, y viene el jefe y te añade otra tarea. La cantidad de trabajo es tan grande que es imposible terminarlo todo a tiempo. Entonces, ¿por qué no delegar algunas tareas en tus subordinados?

¿Por qué no delegamos?

Muchos jefes no suelen delegar por varias razones. Algunos piensan que perderán demasiado tiempo explicando lo que debe hacer un subordinado. Otros, que el trabajo puede estar mal hecho y tendrán que hacer correcciones. Otros temen perder el control de la tarea.... y en general, después de todo, "lo harán mejor".

Pero, ¿es éste el pensamiento correcto? Por supuesto que no. He aquí algunos consejos que pueden demostrarle que no hay que evitar delegar:

• Tiempo - calcule si el tiempo que le llevará a usted completar la tarea será mayor que explicarle al subordinado cómo hacerlo - déjese sólo para comprobar las acciones. Recuerde que si un empleado ya sabe cómo hacer algo, la próxima vez que se lo pida no habrá necesidad de volver a explicárselo.
• Precisión - no tenga miedo de cometer errores al realizar las tareas. Por desgracia, no pueden evitarse, pero puede intentar minimizarlos. Piense en los aspectos en los que pueden producirse y coméntelos con su empleado. Intente detectar cuanto antes los que surjan de forma inesperada y proporcione apoyo a su subordinado para resolverlos.
• Preferencias : analice sus tareas y considere si se ajustan a su función y prioridades actuales. Puede delegar algunas de ellas en su subordinado y buscar usted mismo nuevas actividades que no sólo coincidan con sus áreas de competencia, sino que incluso las desarrollen.
• Control : intente estimar lo peor que podría ocurrir mientras otra persona realiza su tarea. Enumere algunos puntos de control para evitar esta visión pesimista. Controle a su subordinado en cada punto, y cuando vea que las cosas van en la dirección correcta haga que el empleado sea gradualmente más independiente.

Beneficios de delegar tareas

El beneficio más importante y obvio de delegar trabajo en los empleados es que la tarea se hará y tendremos tiempo para otras responsabilidades. Pero éstas no son todas las ventajas de la delegación.

• Motivación de los empleados: al tener más libertad para decidir y llevar a cabo tareas exigentes y responsables, los empleados se sienten más motivados para actuar. Les permitimos así satisfacer sus necesidades de autorrealización, logro e independencia.
• Desarrollo directivo - cuando las tareas que ya sabe realizar y no le causan dificultades pasan a manos de otros, puede centrarse en otras nuevas, desarrollando sus competencias. ¿Por qué no pruebas ese método del que tanto has leído últimamente y crees que merece la pena aplicar en tu equipo?
• Mejora de las competencias detus empleados: al delegar tareas en tus subordinados, estás utilizando sus competencias a la vez que las desarrollas. En caso de situaciones urgentes, durante las cuales usted esté ausente por algún motivo, sus empleados podrán tomar decisiones objetivamente correctas.

Delegación horizontal eficaz

Mucha gente piensa que sólo un superior puede delegar tareas en un subordinado. Esto se conoce como delegación vertical. Pero hoy en día también existe la delegación horizontal, es decir, delegar parte de las tareas en los compañeros. Pero, ¿cómo puedo delegar mis tareas a alguien si no soy su superior?

Hoy en día, con la creciente importancia de que un equipo trabaje de forma independiente, es importante que sus miembros compartan tareas. Sin embargo, algunas personas pueden tener reparos a la hora de delegar tareas en sus compañeros porque creen que, al no tener "autoridad" sobre ellos, no tienen garantizado que las lleven a cabo. He aquí algunos ejemplos y consejos que pueden resolver algunas de estas preocupaciones:

• La tarea no se hará: recuerda que, al delegar una tarea, debes obtener el acuerdo y la declaración explícitos de tu colega para hacerla. La responsabilidad sigue recayendo en ti, así que controla los progresos.
• Pensarán que me estoy exaltando a mí mismo - merece la pena averiguar juntos si todo el mundo en la empresa está de acuerdo con la delegación horizontal. Cuando delegues una tarea, formúlala como una petición y explica a tu colega por qué se la pides específicamente.
• Latarea se hará, pero mal: ten en cuenta la competencia a la hora de elegir en quién delegas. Asegúrate también de que entiende el propósito y conoce la forma correcta de hacerlo.
• Debería haber hecho yo la tarea - acuerda con tu jefe qué tareas debes hacer tú personalmente y cuáles puedes delegar sin problemas en otros miembros del equipo.
• Voya sobrecargar de responsabilidades a otra persona - pregúntale si tiene tiempo para hacer tu tarea. Si no lo tiene, busca a otra persona con aptitudes similares o hazla tú mismo.
• La tarea no se terminará a tiempo - recuerda fijar un plazo una vez que te hayan dado el visto bueno. No olvides supervisar los progresos: la responsabilidad sigue siendo tuya.

La delegación horizontal es un proceso muy importante en una empresa. Los directivos deben apoyarla y ayudar a los empleados a utilizarla, creando un entorno de cooperación y una atmósfera de confianza mutua. Una empresa en la que los empleados pueden confiar unos en otros funciona con mayor eficacia.

Delegar no es una tarea sencilla, depende de muchos factores, pero con el tiempo se puede aprender a utilizar el proceso con eficacia. Hay una serie de técnicas para apoyarla que merece la pena conocer.