Onboarding - como remedio a la necesidad de implantar un nuevo empleado a distancia

Onboarding es el término utilizado para describir la inducción de un nuevo empleado a su nuevo lugar de trabajo. Una incorporación eficaz facilita enormemente el trabajo de los directivos, los compañeros y el propio recién llegado. En el post de hoy, me gustaría presentarte formas y herramientas para optimizar este proceso. Manos a la obra

Es útil preparar herramientas a distancia para no tener que enviar a cada persona un conjunto de materiales de la formación: expedientes personales o instrucciones diversas sobre cómo llevar a cabo determinados procedimientos. El onboarding realizado mediante una herramienta remota te ayudará a controlar mejor la incorporación al trabajo y el momento en que se completa, aunque sólo sea comprobando los resultados de un test o las opiniones de superiores y compañeros. Este modus operandi permite que los empleados se sientan cómodos en su trabajo y también (y esto es de gran importancia desde el punto de vista del empresario) acelera significativamente el propio proceso de inducción. Esto es especialmente importante en esta difícil época de pandemia.

Un puñado de estadísticas

Veamos ahora algunas cifras contundentes que demuestran por qué es tan importante una incorporación bien realizada en una organización, y esto es así independientemente de su tamaño, sector o área de actividad

• Según el International Business Report de Grand Thornton, el 60% de las grandes y medianas empresas de Polonia tienen problemas para encontrar empleados debidamente cualificados.
• Según un estudio del Grupo Wynhurst, hay un 22% de rotación de empleados en los primeros 45 días de empleo. el 50% de las personas abandonan la empresa en los primeros 4 meses de trabajo.
• Hasta el 91% de los empleados permanecen más tiempo en una empresa cuando participan en el onboarding al principio de su trabajo.

Beneficios del onboarding

• Mayor compromiso y motivación de los nuevos empleados.
• Identificación más clara del empleado con la empresa y mejor creación de relaciones dentro del equipo/empresa.
• Consecución más rápida de la plena productividad por parte del empleado.
• Mejor ambiente en el lugar de trabajo.
• Mejor opinión de la empresa, incluida la que es tan importante en los medios sociales, p. ej. Facebook, foros en línea, portales como gowork.pl.
• Menos empleados que abandonan la empresa en los primeros 6 meses de empleo.

Onboarding en 7 pasos

• Puesto de trabajo

El nuevo empleado debe tener ya organizado su puesto de trabajo. Si se trata de alguien que trabaja delante de un ordenador, por ejemplo, debe ocuparse de: escritorio, silla, ordenador, así como del acceso necesario a los buzones de la empresa o a los programas de comunicación. Asegúrate también de que el empleado tenga su propia taquilla y gadgets de empresa, como una taza o un bolígrafo. Un toque simpático y muy profesional es dejar un cheque en la mesa del nuevo empleado deseándole una fructífera colaboración

• Antes del primer día, llama al empleado

El periodo de tiempo que transcurre desde que se informa a un candidato del resultado positivo del proceso de contratación hasta que empieza físicamente sus nuevas funciones es de hasta varios meses. Si un nuevo miembro de nuestro equipo tiene un periodo de preaviso largo en su trabajo anterior (a menudo ocurre que no hay forma de acortarlo). En ese caso, merece la pena llamar por teléfono para asegurarle que el nuevo lugar de trabajo está listo y que el equipo está deseando dar la bienvenida a su nuevo miembro. Infórmele también de las formalidades, de dónde tiene que ir para ocuparse de ellas y de cómo transcurrirá el primer día. Un gesto así da una gran imagen de la empresa y también reduce mucho el estrés previo al "primer día" con el nuevo empleado

• Designar un "buddy

Del inglés, un "buddy" es una persona en la que puede convertirse cualquiera de nuestros empleados. Indícale que simplemente ayude a aclimatar al nuevo empleado a la empresa. Buddy será la persona que le presentará a los demás, le invitará a tomar un café juntos y le enseñará dónde está la cantina :). En un entorno de trabajo remoto, Buddy ayudará al empleado a familiarizarse con las herramientas informáticas y a utilizarlas mejor, además de presentarle las reuniones del equipo remoto y ayudarle a romper el primer hielo

• Onboarding en la empresa - su cara humana

En primer lugar, hazlo por correo electrónico: envía un mensaje colectivo a toda la empresa. En segundo lugar, recorran juntos la empresa para que todos puedan estrechar personalmente la mano del nuevo empleado. Aprovecha este momento para hablar de lo que hace la persona o el departamento, en qué pueden ayudar las personas presentadas

• Asignar tareas

A menudo ocurre que un empleado recién contratado no sabe y no tiene realmente mucho que hacer. Es esencial que planifiques tareas para él o ella en estos primeros días. Las tareas sencillas o la participación pasiva en las reuniones de la empresa son el momento perfecto para conocer mejor a la persona y descubrir sus puntos fuertes y débiles.

• Fomente la comunicación abierta

Asegúrate de que tu empresa tiene el credo de "No hay preguntas estúpidas" y de que tanto tú como todo el equipo estáis ahí para ayudar en todo lo posible.

• Evaluación

Se trata de una parte muy importante de todo el proceso de acogida de nuevos empleados. Resume toda la actividad. ¿Cómo puede realizar una evaluación de la forma más eficaz? Utilice para ello plataformas de acogida, con las que podrá realizar distintos tipos de pruebas o encuestas

Lo más importante es que causes una buena primera impresión al nuevo empleado y le proporciones las herramientas necesarias para una acogida eficaz, y seguro que te recompensará con un compromiso total y unos resultados fantásticos en el trabajo