Principios clave relacionados con el diseño y la aplicación de un sistema eficaz de evaluación de los empleados parte 1/3

En la entrada del blog de hoy analizaremos el tema de la evaluación eficaz de los empleados. Se trata de un tema que requiere una mirada en profundidad para poder explorarlo bien. Por lo tanto, dividiremos el artículo en dos partes para que sea claro y agradable de leer. Manos a la obra

Una evaluación aquí, una evaluación allá...

La evaluación, entendida como una forma de valorar las cualidades personales, las actitudes, los comportamientos y las acciones realizadas por un individuo, es una característica inmanente a todo ser humano, que se vuelve activa en todas las etapas de su funcionamiento, tanto en la vida privada como en la profesional.

En el aspecto del funcionamiento en el entorno laboral, la evaluación de la eficacia de las tareas realizadas por otros empleados tiene lugar, lo queramos o no, porque cada empleado (cada uno de nosotros) tiene ciertos pensamientos y opiniones sobre sus colegas (compañeros de trabajo), superiores, logros y fracasos. Estos pensamientos y opiniones son objeto de debate en el trabajo y constituyen la base de las discusiones, tanto en círculos formales como informales, pero su objetividad depende de muchos factores, entre los que también se encuentran las preferencias personales y las "inclinaciones personales" que afectan a una evaluación fiable y creíble. La subjetividad de las evaluaciones realizadas a través de un prisma personal puede hacer que adopten la forma de juicios privados de carácter injusto y a menudo hiriente, y su aparición puede debilitar significativamente el potencial del equipo de un empleado para llevar a cabo sus tareas con eficacia. Para evitar esta situación, cada vez son más las empresas que adoptan medidas relacionadas con la introducción de soluciones sistémicas para valorar a sus empleados, decidiendo (en función del nivel de desarrollo y del tamaño de la organización) implantar mecanismos de evaluación formalizados(SOP - Sistema de Evaluación del Personal) o utilizar la simple retroalimentación, como forma de evaluar y retroalimentar los factores laborales, permitiendo agregar conocimientos sobre las expectativas, opiniones, puntos fuertes y áreas de mejora de los empleados en el contexto del desarrollo de sus competencias que condicionan el desempeño eficaz de las tareas.

Evaluaciones adaptadas a las personas

Independientemente del grado de formalización, a la hora de implantar cualquier tipo de sistema de evaluación hay que tener en cuenta la finalidad de su aplicación y los beneficios medibles que se supone que aporta a la organización, máxime cuando toda la política de recursos humanos de la empresa debe basarse en la evaluación realizada. Sin embargo, como señalan Scheiner, Shaw y Beatty en su publicación, "en la mayoría de las empresas, los métodos de evaluación de los empleados, con sus formularios y procedimientos, son actos típicos de burocracia y nada más, son una carga para el directivo y una fuente de desmotivación para los empleados, todos los esfuerzos para mejorar estos métodos se refieren a cambiar la forma y el contenido de los formularios, por lo que sólo tienen un efecto racionalizador sobre los síntomas, mientras que las verdaderas causas de los problemas permanecen inalteradas". Aunque la tesis anterior se planteó a principios de la década de 1990, su mensaje debería seguir siendo pertinente para todos los responsables de la aplicación de soluciones sistémicas en el ámbito de la evaluación de los empleados, ya que un sistema eficaz es un sistema transparente, legible y fácil de usar tanto para los evaluadores como para los evaluados, que crea una oportunidad para vincular los objetivos estratégicos de la empresa con los objetivos individuales de los empleados. La eficacia del sistema también debe ponerse de manifiesto mediante la correlación de los resultados de la evaluación con los principales elementos del proceso de recursos humanos (estrategia de RRHH), en el contexto de, entre otras cosas: la identificación del potencial social de la organización en términos de planificación de las necesidades de personal, contratación y selección, remuneración y desarrollo de los empleados. Un sistema de evaluación de los empleados que funcione eficazmente

• proporciona retroalimentación sobre el rendimiento,
• enseña y disciplina al empleado (y al evaluador),
• permite comparar las capacidades de una persona con los requisitos y condiciones del puesto,
• construye canales de comunicación, procedimientos para comunicarse con subordinados y superiores,
• saca a la luz las capacidades ocultas de una persona (permitiendo identificar su potencial de desarrollo),
• es la base para planificar las trayectorias profesionales, identifica a los mejores y a los que hay que despedir.

¿Alguien nuestro o un extraño?

Desarrollar el concepto y luego implantar un Sistema de Evaluación de Empleados eficaz, independientemente de si esta actividad se subcontrata o se lleva a cabo internamente por empleados designados, es una empresa compleja. Por ello, a la hora de diseñar el sistema, conviene tener en cuenta los siguientes principios, que constituyen la filosofía de un sistema de evaluación eficaz.

Principio 1 - Al diseñar el sistema, revise las opciones y seleccione un modelo de evaluación adecuado

Al empezar a diseñar un sistema de evaluación, es importante tomar una decisión estratégica básica sobre si utilizar un modelo sumativo o promediador para la evaluación, una opción conjuntiva o una alternativa. El modelo sumativo significa que la evaluación es la suma de las evaluaciones de toda la información entrante sobre el empleado, mientras que en el modelo promediador, es la media de la suma de la información parcial. En cambio, la evaluación de un empleado con la opción conjuntiva es positiva cuando todas las características evaluables son al menos iguales al valor umbral aceptado. En cambio, con la opción alternativa, la evaluación es positiva cuando al menos una de las características importantes alcanza el valor umbral. Esto se debe a que la elección de una opción es una señal que indica el camino a seguir por el sistema.

Principio 2 - Definir los objetivos precisos de la evaluación, velando por que se basen en criterios acordes con la estrategia global de la empresa

Definir el objetivo de la evaluación es una elección estratégica extremadamente importante. El objetivo puede ser puramente evaluativo, consistiendo únicamente en una valoración del nivel y la calidad del trabajo en un puesto determinado, el cumplimiento de las funciones, y el resultado de la evaluación será la verificación de la idoneidad para un puesto específico (evaluación vinculada a la remuneración). La finalidad de la evaluación puede ser de carácter evolutivo, verificando las capacidades y el potencial del empleado en un puesto determinado, estimulando el crecimiento de sus competencias, por ejemplo mediante un sistema de formación o la determinación de una trayectoria profesional. El propósito de la evaluación también puede cumplir una función informativa, ya que proporcionará información sobre cómo perciben al evaluado sus superiores y compañeros de trabajo, así como información sobre cómo perciben a la organización el evaluado y las perspectivas en el lugar de trabajo. El objetivo de una evaluación puede cumplir una función motivadora (examinando cómo afecta la evaluación al trabajo del evaluado), así como una función decisoria, proporcionando una base para realizar cambios de personal.

El establecimiento preciso de los objetivos de la evaluación a nivel estratégico es un requisito previo importante para la programación y aplicación eficaces del proceso, ya que (a nivel táctico) permite determinar el grado de formalización de la evaluación, la selección de un método de evaluación adecuado, la creación de procedimientos e instrumentos de evaluación, de modo que (a nivel operativo) sea posible realizar un seguimiento eficaz de las características, el comportamiento y los resultados del trabajo evaluado. En un Sistema de Evaluación de Empleados que funcione eficazmente, los objetivos deben basarse en criterios acordes con la estrategia general de la empresa. Las evaluaciones de los empleados deben seguir criterios predeterminados que reflejen las especificidades del puesto de trabajo. Sin embargo, si los criterios de evaluación no son además coherentes con la estrategia de la empresa, el sistema de evaluación no cumple su función principal, es decir, no conduce al desarrollo del potencial humano en la dirección deseada y, por tanto, no conduce al desarrollo de la empresa.

En la próxima sección, describiremos el resto de los principios de una correcta evaluación de los empleados. Puede encontrar la entrada aquí.