Unas palabras sobre la estructura del diseño

Por definición, un proyecto es un esfuerzo temporal que proporciona un producto o servicio único. Su característica típica es que se perfecciona y mejora continuamente a lo largo del tiempo.

En las pequeñas y grandes empresas es muy común tener distintos tipos de proyectos. Cómo abordamos su ejecución es, por supuesto, una cuestión individual. Sin embargo, el campo de la gestión de proyectos se ha desarrollado para hacer el proceso más fácil y eficiente sin que cueste demasiado.

En la gestión de proyectos, hay estructuras y roles muy importantes que seguir. En un equipo, estamos todos juntos, todos jugando para un mismo objetivo, porque aunque hay muchos roles, todos quieren conseguir el mismo objetivo.

A continuación se muestra una estructura simplificada del equipo, y las tareas de los distintos miembros del equipo.

Patrocinador

Es la persona que dispone de los recursos y la que más a menudo decide que un proyecto se ponga en marcha, fijando así el objetivo. En cierto modo, el patrocinador facilita mucho la tarea del proyecto, ya que allana el camino, marca la dirección y, sobre todo, organiza el dinero que permitirá llevarlo a cabo.

Gestor

Su función principal es coordinar y supervisar al equipo, y vigilar el camino hacia la meta. En caso de distracción o desmotivación, el jefe de proyecto interviene para restablecer el ritmo de trabajo.

Equipo del proyecto

Es decir, el grupo de personas que participan directamente en la ejecución de la tarea del proyecto. Es importante que el equipo conozca la intención y el propósito del proyecto que tiene entre manos. Entonces, los expertos en la materia pueden hacer sugerencias interesantes sobre cómo proceder.

Todos estos papeles son igual de importantes y cruciales para el proyecto, porque si falta uno de ellos, el proceso de diseño no funcionará correctamente. Una vez que se dispone de un grupo de personas dispuestas a emprender las actividades específicas que componen un proyecto, conviene plantearse qué necesita este equipo para funcionar con eficacia.

Objetivo

Aclarar esto nos dará un mensaje claro de hacia dónde queremos ir como equipo y qué queremos conseguir. Un punto muy importante en caso de distracción: ayuda a volver al buen camino

Planificar

Por definición, algo muy sencillo: la forma en que alcanzaremos nuestro objetivo. En la práctica, estamos obligados a encontrar dificultades en el proceso de alcanzarlo. Por eso es importante no sólo elaborarlo con cuidado, sino también ser flexible en caso de fracaso

Evaluación sistemática

Se trata de comprobar si el equipo del proyecto y su trabajo avanzan en la dirección correcta. Este paso es obligatorio, ya que a menudo ocurre que en el transcurso de las actividades de un proyecto se añaden nuevas responsabilidades, se empieza a trabajar en otra tarea, nos distraemos y perdemos eficacia. Una supervisión regular ayuda a mantener el ritmo.

Como puede ver, en la gestión tanto las funciones como todos los pasos están estrechamente interrelacionados, formando los cimientos de un buen proyecto. Sin embargo, para que todo vaya sobre ruedas, no hay que olvidar la colaboración y la comunicación.